ホーム > ビジネスに活かす“秘書力” > メールはミスなく温かく、しかも効率よく

メールはミスなく温かく、しかも効率よく

ビジネスにおいて、メールでのやり取りはとても多くなりました。

相手の時間を気にせずに連絡が取れ、自分の都合のよい時間に対応ができるのがメールの利点です。一方でお互い顔が見えず声が聞こえず、デジタルの文字だけのやり取りは、ともすると冷たくぞんざいに感じられる場合もあります。相手の手元に残るものですから、誤字脱字などの間違いもそのまま残り、何度も読み返されて恥ずかしい思いをすることもあります。そして、メールでのやり取りが増えるにつれ、その対応にかかる時間もどんどん増えていきます。

メール対応のミスを減らし、効率よく行なうために、私が行っていることをご紹介します。


●署名機能を活用する
メールソフトの署名機能を使っている方は、多いかと思います。
発信者の氏名やメールアドレス、連絡先等をまとめて記し、メール文の最後につけるものです。これをあらかじめ登録しておくことができるのが、メールソフトの署名機能です。

この署名機能に、署名だけでなくメールに入る基本的な文章もすべて、登録しています。相手の名前の後につける「様」、「いつもお世話になっております。小宮コンサルタンツの井出でございます。」や、メール本文の最後に入るあいさつ文まで、本文を除くすべてのメールの文章はまとめて署名機能に登録してあります。

新規のメール作成をしたり、返信をする場合には、最初から署名機能に登録した内容がすべて入力された画面が開きますので、あとは相手のお名前や本文等、その都度、必要な内容だけを入力すればメールが作成できます。

●よく使用するパターンは、下書きとして作成しておく
自分が作成するメールには、よく登場するパターンがいくつかあるものです。
使用頻度の高いパターンは、あらかじめ全文を作成し、下書きとして保存していけば、コピーして簡単に使うことができます。

私の下書きには、「面談の日程調整」「取材ご依頼への返信」「講演ご依頼への回答」等、12パターンの下書きが常に入っています。

メールを作成していて、「以前も、似たようなメールを作成したな」と思ったら、それは下書きに入れておいた方がよいパターンかもしれません。

下書きを作っておく時の注意点として、名前や日付など、その都度情報を入力しなおす箇所は、●や■で入力しておくこと。普通に文字列を入れていると、見落としやすく、入力し直すのを忘れてそのまま送ってしまうミスにつながります。黒字で入力しておくことで、目に入りやすくなります。

●相手の名前は、相手の署名からコピーして入力する
相手のお名前を入力する時に、くれぐれも気をつけたいのが名前の間違い、字の間違いです。間違えられた自分の名前を見たときに心に沸き起こる、小さな不快感は、間違えた相手に対する不快感に直結します。名前という大切なものを軽んじる人と見なされ、仕事そのものへの信頼も失いかねません。

人名は、似たように見えて違う漢字もありますので、キーボードから名前を入力することは極力避けています。相手から送られたメールがあれば、その署名部分から名前や会社名をコピーして貼り付けています。署名がない場合は、名刺などで再度確認して名前を入力します。くれぐれも記憶に頼って名前を入力することがないように。「よく知っている人だし、何度もメールしているから間違えるわけない」と思うでしょう。でも実際に私は、「井手様」(正しくは井出です)と書かれたメールを、ほぼ毎日のように受信しているのですから、思い込みは禁物です。

●すぐ返事できない時は、「いつまでに連絡します」と返信する
一般社団法人日本ビジネスメール協会が2016年7月1日に発表したビジネスメール実態調査2016によると、ビジネスメールはいつまでに返信がほしいかという問いでは、「1日(24時間)以内に返信がほしい」という人が86.24%だそうです。確認や検討が必要な用件で、すぐに返信ができない場合は、「○○の件につきましては、○月○日までにご返事いたします」と返信しておけば、用件が伝わったことが分かり、相手も安心します。


●辞書登録機能を使う
メールに限らず、パソコンを使う仕事全般に言えることとして、日本語入力システムの辞書登録機能を使うことが、入力作業を早くするポイントです。頻繁に入力する文字列は、あらかじめ辞書登録をしておけば、簡単な文字を打つだけで入力することができます。

例えば私のパソコンには、「どうぞ」と入力して変換すれば、「どうぞよろしくお願い申し上げます。」、「はいじゅ」と入力して変換すれば、「ご連絡いただき、ありがとうございます。確認の上、●●にはご返事申し上げます。まずはメール拝受のお礼まで申し上げます。」までが一発で入力できるよう、辞書登録してあります。

●よい表現は、どんどんストック!
とても便利なメールですが、デジタルの文字列が並ぶ画面は、ともすると冷たく無機質になりがちです。一方的に相手に押し付ける印象にならないよう、クッション言葉を話し言葉より多めに使ったり、時候の挨拶を添えるなど、相手への気遣いを言葉で示すことが大切です。

いただいたメールの中で、「ステキな表現だな」「こんな言い回しもできるのか」と思ったものは、どんどんストックさせていただいています。秘書同士は、メールでのやり取りが多いため、お互いのメールを手本に切磋琢磨させていただくことがとても多いのです。下書きにひとつ、「文例集」という件名でメールを作っておきましょう。よい表現や言い回しだなと思った文章は、コピーして、この下書きメールに貼り付けていきます。「季節感のあるステキな挨拶」「角の立たない断り方」「気持ちが伝わるお詫び」等、テーマを分けてストックしていけば、自分だけの文例集ができます。

【井出 元子(いで もとこ) 】
株式会社小宮コンサルタンツ
岩手大学卒業。株式会社リクルート入社後、出版・編集現場のIT化に携わった経験をもとにトレーナーとして転職、Apple認定トレーナー・日本印刷技術協会認定DTPエキスパートとして出版・印刷・音楽業界等でのIT指導や技術セミナーの講師を行なう。移動体通信業界では、販売員の育成や接客コンテントの審査員等を行なう一方、社内インストラクターの育成に当たる。
2008年小宮コンサルタンツ入社、小宮の秘書を務める一方、新人研修やビジネスマナー研修の講師を務める。財団法人、金融機関、医療法人、サービス関連企業にて、新入社員研修、ビジネスマナー研修を実施。秘書技能検定1級。

■ 担当分野 接遇マナー、電話応対、秘書、新人・若手研修
■ 研修、講演のご相談はこちら

■ コラム「ビジネスに活かす秘書力」へのご意見、ご感想をお聞かせください

  • twitter
  • Facebook
  • Google+
  • LINE