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“場づくり”を裏で支える秘書の仕事

初めての会社を訪問する、初対面の方にお会いするというのは、誰にとっても多少なりと緊張する場面です。当社に初めてお越しになるお客さまの緊張を和らげ、スムーズに用件に入っていただけるように配慮することは、秘書の仕事です。

「○○様、お待ちしておりました」と、笑顔と明るい挨拶でお迎えすることから、来客対応はスタートします。「暖かくなりましたね」「あいにくの雨ですね、お召し物は濡れていらっしゃいませんか」など、まずは気軽にお答えいただけるお天気などの話題で、会話をしながら応接室にご案内します。


応接室にお通しすると、飾っている額や写真、出版物等をご覧になるお客さまもいらっしゃいます。お茶をお出しする際に、それらについてご説明することもあります。初めての会社で無言で待つという緊張感を少しでも和らげていただければと思い、柔らかくお話しするよう心がけています。

事前にアポイントを調整する場合は、あらかじめメールで、オフィスへのアクセスをご案内します。ご来社の時は、「メールではありがとうございました。場所はすぐお分りになりましたか」とお声掛けすると、「井出さんですね、調整ありがとうございました」等とご挨拶できることもあります。例え電話やメールのやり取りだけであっても、知った人がいると分かると、安心感や親近感を持ってくださいます。

また、上司の打ち合わせや会食に、秘書として同席することもあります。

基本は裏方として、上司とお客さまとの会話がスムーズに運ぶようサポートするのが仕事ですが、必要であればアイスブレイクの役目を果たすこともあります。上司の人となりを一番理解しているのは秘書ですから、場の空気が硬いようであれば、会話のきっかけになるような話題を振ったり、上司の人柄が感じられるエピソードを紹介したりすることもあります。相手の方が、「(私の上司に対して)気さくで話しやすい人なのか」「こんな雰囲気で話せばいいのか」と空気を掴んでいただけるよう、その場を導くのも秘書の役目です。

「緊張」は相手に伝わるもの。秘書が緊張した空気を発していては、お客さまも緊張してしまいます。秘書が緊張しないためには、自信を持って余裕あるお客さま対応ができるよう、正しいお客さま対応を学び、繰り返し練習するしかありません。またお茶出しの用意をする際には、心を落ち着けて、丁寧にお茶を淹れることで、自分自身の状態を整えることにもつながります。


当社にお越しいただいたお客さまが、気持ちよく来社の目的を果たしていただくために、その場づくりを裏で支えることも大切な仕事です。

【井出 元子(いで もとこ) 】
株式会社小宮コンサルタンツ
岩手大学卒業。株式会社リクルート入社後、出版・編集現場のIT化に携わった経験をもとにトレーナーとして転職、Apple認定トレーナー・日本印刷技術協会認定DTPエキスパートとして出版・印刷・音楽業界等でのIT指導や技術セミナーの講師を行なう。その後、移動体通信業界に転じ、販売員の育成や接客コンテントの審査員等を行なう一方、社内インストラクターの育成に当たる。
2008年小宮コンサルタンツに入社、小宮の秘書を務める一方、新人研修等の講師を務める。財団法人、金融機関、医療法人、サービス関連企業にて、新入社員研修、ビジネスマナー研修を実施。秘書技能検定1級。
■担当分野 接遇マナー、電話応対、秘書、新人・若手研修

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