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「あの書類!」を10秒以内に見つけ出すための整理整頓術

秘書のデスクには、実に様々なものが詰まっています。書類や資料、領収書やいただいたお名刺。お礼状や一筆添えるためのハガキや一筆箋、便箋。付箋やマスキングテープも常備しています。上司だけが使うペンの替え芯や万年筆のインクも保管しています。自分の資料や備品だけでなく上司の分まで扱うのですから、実に2人分のものや書類や備品を管理していることになります。

必要なものをすぐに引き出すための、私の整理整頓方法をご紹介します。


まず最初にやることは「整理」、、、必要なものと不要なものを分け、不要なものを捨てます。
保管するためのスペースは限られていますし、モノが増えれば増えるほど、必要な時に探す手間は増えますので、基本的にはモノを減らすための整理を行なっています。WEB上にある情報や、パソコンでデータ化されている書類は、必要になったら取りに行けばよいのですから、入手方法、データの在処さえ確認したら、廃棄します。紙でしか残っていない書類であっても、スキャンしてデータ化することで、紙の書類を廃棄することもできます。

すぐに廃棄できないものは、廃棄するタイミングを決めておきます。
最新データが出たら廃棄する、月末の精算処理をしたら廃棄する、3ヶ月経ったら廃棄する等、そのタイミングを決めておくことにより、意識して整理をしなくても、自動的に不要なモノが減っていくことになります。

文具類など会社で共通して使用するものは、自分のデスクに保管せず共有スペースに置くこともポイントです。引き出しにポストイットなど何年分持っているのだろうと思う程、大量に入れている人を見かけます。自分が使う色やサイズのものを1つだけ持ち、なくなったら共有スペースに取りに行けばいいのです。オフィス全体で所有している在庫もすぐに分かり、無駄な備品購入も防げます。

「整理」によって不要なものを捨てたら、次は「整頓」です。必要なものがすぐに取り出せるように、使いやすく置き場所、置き方を決め、表示を行うことですが、その前提として、まずは書類を分類することが必要です。

分類ごとにフォルダやファイル、ボックス等を使って、書類を整理していくわけですが、その分類をどう括るかが、ここでのポイントです。分類が大きすぎる場合、例えば「秘書業務」では、その分類に含まれる範囲が広すぎて書類が増え、結果的に探しにくくなります。逆に分類が細かすぎると、分類数ばかりが増えて、その中身は、書類数枚ということにもなります。一つの分類に含まれる書類の量が、ファイル1冊分くらいを目途にして分類を決めていきます。業務の分類を、さらに年毎に仕分けてファイリングする場合もあります。その分類ごとにラベルやタイトルをつけ、ひと目で内容がわかるようにします。

書類が回ってきたら、その場ですぐに各分類に分けていきます。「とりあえず置き場」のトレイ等を作るという人もいますが、私は「とりあえず置き場」は作りません。「とりあえず」置きだすと、次々そこに書類が溜まっていき、それを見返したり、そこから探したりするのに、余計な時間がかかるからです。分類さえ決めてあれば、所要時間は1分もかかりません。すぐに仕分けて、その分類のファイルやフォルダに即格納していきます。

書類は横に重ねず、縦置きすることもポイントです。横置きすると、常に上に重なっていく構造上、下に置いてある書類がどんどん探しにくく、見にくくなります。上のものを片付けないと、下のものが見られず非効率です。縦置きしてあることで、めくりながら探すことができ、早く目的の書類を探し出すことができます。


上司から「○○の書類!」と言われたら、どの「分類」に保管しているかを瞬時に思い浮かべられるのがゴールです。「分類」が浮かび、その「分類」を置いている場所にすぐ手が伸びれば、10秒以内に目的の書類を見つけ出すことができます。

【井出 元子(いで もとこ) 】
株式会社小宮コンサルタンツ
岩手大学卒業。株式会社リクルート入社後、出版・編集現場のIT化に携わった経験をもとにトレーナーとして転職、Apple認定トレーナー・日本印刷技術協会認定DTPエキスパートとして出版・印刷・音楽業界等でのIT指導や技術セミナーの講師を行なう。移動体通信業界では、販売員の育成や接客コンテントの審査員等を行なう一方、社内インストラクターの育成に当たる。
2008年小宮コンサルタンツ入社、小宮の秘書を務める一方、新人研修やビジネスマナー研修の講師を務める。財団法人、金融機関、医療法人、サービス関連企業にて、新入社員研修、ビジネスマナー研修を実施。秘書技能検定1級。

■ 担当分野 接遇マナー、電話応対、秘書、新人・若手研修
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