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報連相を確実にするための、連絡手段と前準備

秘書は上司へ、実に多くの報連相を行なっています。
指示や判断をもらうもの、スケジュールに関する確認、出張手配に伴う希望の確認、新規の講演や執筆の依頼への回答、取材原稿のチェックや、講演レジュメの確認、頂き物やお電話で承った伝言、執筆の締切のリマインド、書類に署名や捺印をもらう等々、その報連相は多岐に渡り、細かなものを含めると、1日何10件もの報連相を毎日行なうのも、秘書の仕事です。

いかに効率よくモレなく伝達するか。社内にいることが少ない上司の場合は、上司との連絡手段を効果的に活用して報連相をする工夫が必要になります。


1.出社時に対面で行なう

複雑で込み入った案件、説明に時間を要する件など、直接上司の反応を確認しながら報連相ができます。
できればすべての連絡を対面で行ないたいところですが、実際は対面で上司とやり取りができるタイミングは週に数回程度。次の上司の出社は1週間後ということも頻繁にあります。そのため、前もって準備ができるもの、スケジュールに余裕がある案件を中心に行なうことになります。

また、対面は何も上司が自席に座っている時だけとは限りません。時間が取れない場合には、出がけの上司について「駅までご一緒してもいいですか」と声をかけ、最寄り駅まで歩きながら報連相をすることもあります。

2.外出先からの電話連絡の際に行なう

外出や出張先からでも、1日に1~2回は電話を入れてくれるため、最低でも1日1回は電話での連絡ができます。日々発生する細かな確認事項等は、このタイミングで報連相を行ないます。ただし、電車の待ち時間で1分しかないということも多く、優先順位を明確にしておき、短時間で簡潔に伝えて、必要な判断を仰ぐ必要があります。

3.メールで行なう

こちらのスケジュールで連絡できること、件数が多くても時間を気にせず落ち着いて伝えられるのがメールのメリットです。一方で、複雑な内容や説明を要する案件の場合、そのニュアンスが伝わらなかったり、伝えようとするあまり長文になり、きちんと読まれない危険もありまます。

またメール受信件数が多い上司であれば、メールの見落としや返信モレが起きる可能性があります。上司へのメールは最小限にすること。メールで送った案件は送りっぱなしにせず、返信が来ていないものは再度フォローすることも大切です。

海外出張等で電話連絡が入らないことが分かっている場合は、基本メールでの連絡となります。その場合、私は下書きメールを活用しています。
連絡したい案件が発生してメールを作成したら、そのメールを下書きに入れておきます。1日の中で追加の案件が出てきたら都度その下書きに案件を書き足していき、1日まとめて最後に送信しています。案件の発生ベースで書き足すので忘れることがなく、メモを取ったものをわざわざメールに入力する二度手間もないので効率的です。もちろん海外出張中の上司に、メールチェックの手間を最小限にするためでもあります。

4.上司の席にメモを置く

上司が出社したときに目に入るように、メモを書いて席に置いておくこともあります。私の在席と上司の出社が重ならない場合など、ひとことリマインドしておきたいと言った軽い連絡に、メモを使っています。

私の場合は、この4つの連絡手段をその時々で使い分けています。


また伝達事項を次々に書き込むための一覧表をデスクに用意しており、一番手に取りやすい場所に、常時置いています。報連相の案件が発生する都度、この一覧表に書きつけていきます。日付、用件、優先度、伝達が済んだら消し込みをするためのチェックボックスだけのごく簡単なチェックリスト形式のものをオリジナルで作成しました。

優先順位が高く、急ぐものには、優先度の欄に赤丸をつけておきます。上司からの電話連絡が入った時、時間のない上司の様子を電話口で感じると、焦って優先順位が判断がつかなくなることが過去何度もありました。そのため、時間がない時にはこれだけ話そうということを、予め決めて、赤ペンで丸をつけておくことで、すぐに視界に入るようにしています。

赤丸のついているものから優先的に報連相を行ない、済んだらレ点をつけて、打消し線で消しこんでいきます。上司の時間をできるだけ奪わずに、必要な連絡を確実に行うために、たくさんの失敗を重ねて行きついた方法です。

【井出 元子(いで もとこ) 】
株式会社小宮コンサルタンツ
岩手大学卒業。株式会社リクルート入社後、出版・編集現場のIT化に携わった経験をもとにトレーナーとして転職、Apple認定トレーナー・日本印刷技術協会認定DTPエキスパートとして出版・印刷・音楽業界等でのIT指導や技術セミナーの講師を行なう。移動体通信業界では、販売員の育成や接客コンテントの審査員等を行なう一方、社内インストラクターの育成に当たる。
2008年小宮コンサルタンツ入社、小宮の秘書を務める一方、新人研修やビジネスマナー研修の講師を務める。財団法人、金融機関、医療法人、サービス関連企業にて、新入社員研修、ビジネスマナー研修を実施。秘書技能検定1級。

■ 担当分野 接遇マナー、電話応対、秘書、新人・若手研修
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