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上司の視点に気づくための観察力

以前お世話になった会社の社長は、社内を歩きながらよく床の小さなゴミを拾っていました。別な会社の経営者の方は、コピー機を使った後に、その蓋が上がりっぱなしになっていることが気になって仕方なく、いつもそれを元に戻して歩くとおっしゃっていました。

経営者の方は、社内の細かなことを実によく見ているものです。上司を観察していると、上司が社内で何に目を留めているのか、何を気にしているのかに気がつくことがあります。上司の視点に気づくことは、自分の視点が増えることになり、上司に先んじて行動することにも繋がるのです。

経営者には、日々たくさんの郵便物が届きます。その中で、上司はどんな郵便物を見ているのか、何を保管し、何を破棄しているかを、それとなく観察しています。


例えば上司のゴミ箱の中身を捨てる際に、封も切らずに捨てているDMがあれば、今後、同じようなものが届いても、不要かもしれないと想像できます。折を見て、「○○のDM類は、今後はご不要でしょうか」と聞いておけば、今後はこちらで対応することができます。上司が不要でも、社内の他部署に関係しそうな情報であれば、そちらに連携することもできます。

いただいたお手紙等に、上司が直接返事を書くこともあります。そのはがきの投函を頼まれると、どのような郵便に返事を書いているのかがわかりますので、以後、返信する可能性があるものは、DM類とは分けて、見やすくまとめておくことができます。締切までに返信が必要なものは、こちらで保管しておいて、締切に合わせて上司の確認を取り、こちらで返信すれば確実ですし、上司の手間も省けます。

私の会社では、上司宛の郵便物を置くトレイがあるのですが、上司が出社するタイミングが少ないと、郵便物を確認するまでに、かなり時間がかかります。そのため、お付き合いの内容と相手によっては、デスクに直接置いたり、上司に手渡したり、郵便物が届いていることを報告することもあります。

郵便物の動向を観察するだけでも、次の行動を予測し、先回りして対応することができるのです。時にはさりげなく、上司が何に目を留めているか、何を気にしているか、何にリアクションしているかを観察してみることをオススメします。

とは言え、「いつも観察されている」「ゴミ箱までチェックされている」と思えば、上司も気持ちの良いものではないでしょう。秘書は「見ていないようで、見ている」「見ているようで、見ていない」、相反する態度を取れることも大切です。

【井出 元子(いで もとこ) 】
株式会社小宮コンサルタンツ
岩手大学卒業。株式会社リクルート入社後、出版・編集現場のIT化に携わった経験をもとにトレーナーとして転職、Apple認定トレーナー・日本印刷技術協会認定DTPエキスパートとして出版・印刷・音楽業界等でのIT指導や技術セミナーの講師を行なう。移動体通信業界では、販売員の育成や接客コンテントの審査員等を行なう一方、社内インストラクターの育成に当たる。
2008年小宮コンサルタンツ入社、小宮の秘書を務める一方、新人研修やビジネスマナー研修の講師を務める。財団法人、金融機関、医療法人、サービス関連企業にて、新入社員研修、ビジネスマナー研修を実施。秘書技能検定1級。

■ 担当分野 接遇マナー、電話応対、秘書、新人・若手研修
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